สรุปแนวคิดน่าสนใจจากหนังสือ – Productivity คิดแบบเยอรมัน ลงมือทำแบบญี่ปุ่น

ผู้เขียนเป็นชาวญี่ปุ่นที่โอกาสไปทำงานที่บริษัท (ธนาคาร) แห่งหนึ่งในเยอรมัน และนี่คือเรื่องราวที่เขาเปรียบสไตล์การทำงานของคนเยอรมันและคนญี่ปุ่น บางข้อผมคิดว่าสามารถปรับใช้ที่ไทยได้ดี แต่บางข้อผมก็ไม่ค่อยเห็นด้วยเท่าไร

  • บทที่ 1 – แนวคิดพื้นฐาน
    • ทำไมสถานีรถไฟที่เยอรมันมีเสียงประกาศน้อย
      • บางครั้งคนญี่ปุ่นสร้างกฎระเบียบไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ เราสร้างกฎขึ้นมาแล้วก็แค่ปฏิบัติตาม พอทำตามแล้วก็สบายใจ แต่เราไม่เคยพูดคุยกันเลยว่า กฎนี้เข้ากับสภาพแวดล้อมสังคมหรือไม่? ทำไมต้องสร้างกฎนี้ขึ้นมา? กฎนี้เปลี่ยนแปลงได้หรือไม่?
    • ใช้ชีวิตในแบบของตัวเอง
      • “การทำงานไม่ได้มีเพียงรูปแบบเดียว” คนเยอรมันยืดหยุ่นกับการทำงานค่อนข้างมาก พวกเขาขอแค่ทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จก็พอ
    • ความคิด “พึ่งพาตนเอง เป็นอิสระ”
      • หัวหน้าควรปล่อยให้ลูกทีมคิดเองบ้าง และไม่ต้องให้ลูกทีมรายงานทุกสิ่งอย่าง สภาพแวดล้อมที่ให้ความสำคัญกับอิสระ เป็นปัจจัยที่ขาดไม่ได้ในการเพิ่ม Productivity
    • เทคนิคหลุดพ้นจากอิทธิพลของคนรอบข้าง
      • คนญี่ปุ่นเชื่อว่า “ทำตัวเด่น จะเป็นภัย” แต่คนเยอรมันเชื่อว่า “ไม่ทำตัวเด่น ไม่มีใครเห็นค่า”
      • ขงจื่อเคยกล่าวไว้ว่า “สุภาพชนปรองดองแต่ไม่คล้อยตาม คนต่ำช้าคล้อยตามแต่ไม่ปรองดอง”
    • ก่อนจะทำตามคนอื่น ลองตั้งคำถามดูบ้าง
    • ฉันควรให้ความสำคัญกับอะไร
    • คนเยอรมันเลือกทางเดินชีวิตตั้งแต่ 10 ขวบ
      • คนเยอรมันมี Productivity สูง เพราะระบบการศึกษาและระบบการเข้าทำงาน ถ้านักศึกษารู้ว่าตัวเองเหมาะกับงานหรือบริษัทใดตั้งแต่เนิ่นๆ มันจะช่วยลดโอกาส “เลือกทำงานที่ตัวเองไม่ชอบ” หรือ “ไม่มีกะจิตกะใจทำงาน”
    • เด็กเยอรมันถูกปลูกฝังให้พึ่งพาตนเอง
      • สิ่งหนึ่งที่คนเยอรมันไม่ทำคือ “ตีลูก”
      • ถ้าลูกทำผิด พ่อแม่จะตักเตือนทันทีว่า “ทำไมถึงทำแบบนั้น” หรือ “ทำไม่ไม่ทำแบบนี้”
      • เด็กเยอรมันจัดการเวลาของตัวเองได้อย่างอิสระ โรงเรียนสอนเฉพาะช่วงเช้า พอช่วงบ่าย เด็กแต่ละคนจะมีเวลาทำสิ่งที่ตัวเองชอบ จะเล่นกีฬา อ่านหนังสือ หรืองานอดิเรกก็ได้
      • ระบบการศึกษาแบบนี้ช่วยให้เด็กคิดเองและทำเองเป็น
      • เข้มงวดในเรื่องที่ควรเข้มงวด แต่ก็รู้จักยืดหยุ่น
    • วิธีใช้เงินของคนญี่ปุ่นและเยอรมัน
      • คนญี่ปุ่นพยายามหาซื้อของ 100 เยน ในราคา 80 เยน
      • คนเยอรมันจะไม่ซื้อของราคา 100 เยน แต่จะหาของดีในราคา 120 เยน (คนเยอรมันสนใจคุณภาพมากกว่าราคา)
    • ทุ่มเทเงินและเวลาเพื่อพัฒนาระบบ *
      • (ข้อนี้ผมเห็นด้วยมาก)
      • คนเยอรมันชอบสร้างระบบ และนำไปใช้งานอย่างเต็มที่ พวกเขาทุ่มเทนเงินทองและเวลาเพื่อสร้างระบบโดยไม่เสียดาย ผมเชื่อว่าพวกเขามี Productivity สูงเพราะเรื่องนี้ด้วย

  • บทที่ 2 – วิธีการสื่อการ
    • แค่พูดอย่างไม่ลังเลก็เพิ่ม Productivity ได้ *
      • การทักทายกันบ่อยๆ ช่วยให้เพื่อนร่วมงานสนิทกันมากขึ้น (และทำให้กล้าที่จะคุยเรื่องงานกันมากขึ้นด้วย)
    • ไม่ใช่คำว่า ”ด่วนที่สุด” *
      • อยากให้เปลี่ยนจากคำว่า “ด่วนที่สุด” เป็นระยะเวลาที่สามารถวัดได้ เช่น ภายในเย็นนี้ ภายในเช้าวันพรุ่งนี้
      • แล้วต้องพิจารณาด้วยว่า “ด่วนที่สุด” มันเป็นเรื่องเร่งด่วนจริงๆ หรือเปล่า
      • ถ้าเราอธิบายด้วยคำพูดที่ชัดเจนและลงรายละเอียดให้อีกฝ่ายเข้าใจ วิธีนี้ช่วยเพิ่ม Productivity ได้
    • คิดเสียว่าถามฟรี *
      • สังคมญี่ปุ่นมองว่าการเอาใจใส่ การเดาใจคนอื่น และการเห็นอกเห็นใจเป็นคุณธรรมอย่างหนึ่ง
      • คนที่เดาความรู้สึกอีกฝ่าย หรือ สิ่งที่แผฝอยู่ในคำพูดได้อย่างคล่องแคล่ว จะได้รับคำชมว่ามีไหวพริบ
      • เหล่านี้คือความคิดอันน่าทึ่งของคนญี่ปุ่น จิตวิญญาณในการบริการแบบญี่ปุ่นจึงประสบความสำเร็จสูงมาก
      • ** แต่ในแวดวงธุรกิจ การเดาใจคนอื่นมากเกินไปจะขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน
      • ** แล้วทำอย่างไรถึงจะไม่ต้องอ่านใจคนอื่น? คำตอบง่ายๆ คือ ถ้าไม่รู้ก็แค่ถาม
      • ** ถามทันทีเมื่อไม่เข้าใจ (ไม่ต้องกลัวว่าจะโดนตำหนิ คิดเสียว่าถามฟรี)
    • เทคนิคเลิกเดาใจคน
      • พูดให้มากขึ้น
    • ไม่ “โฮเร็นโซ” โดยเปล่าประโยชน์
      • โฮเร็นโซ คือ วิธีการทำงานแบบญี่ปุ่น
        • โฮ = การรายงาน
        • เร็น = การแจ้งข้อมูล
        • โซ = การปรึกษา
        • เมื่อนำมารวมกันมีความหมายว่า การรายงานความคืบหน้าของงานให้หัวหน้ารู้โดยไม่ต้องรอให้ถาม
      • ไม่ใช่แค่หัวหน้า ผู้บริหาร รวมถึงเจ้าของ ก็จะเดินไปทั่วบริษัทและทักทายพนักงาน
      • ก่อนกลับบ้าน หัวหน้าก็จะเดินไปทั่วบริษัทเหมือนตอนเช้า และพูดคุยสั้นๆ กับลูกทีมเสมอ
    • เมื่อทำผิดพลาด ต้องคิดว่า “ครั้งต่อไปจะทำอย่างไร” *
      • เวลาเกิดเรื่องผิดพลาด ถ้าเราไม่ขอบคุณคนที่มารายงาน จะไม่มีใครกล้ารายงานเรื่องไม่ดี
      • ถ้าเรามัวแต่คิดหาเหตุผลที่ทำไม่ได้ มันจะกลายเป็นการทวงถามความรับผิดชอบหรือวิพากษ์วิจารณ์
      • เมื่อโทษว่าเป็นความผิดส่วนบุคคล ต่อไปลูกทีมจะไม่กล้าตัดสินใจเอง เพราะกลัวความผิดพลาด ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการเพิ่ม Productivity ภายในบริษัท
    • หยุดเขียนอีเมลถามไปถามมาไม่จบสิ้น
      • สำหรับเรื่องที่สำคัญ เราควรคุยปรึกษากันทางโทรศัพท์ หรือเดินเข้าไปคุยกันโดยตรง จะได้ประสิทธิภาพกว่า
    • อย่าประชุมแบบตัดสินใจไม่ได้ (ไม่มีข้อสรุป)
    • สังสรรค์กับเพื่อนร่วมงานเพื่อให้งานราบรื่น
    • เสริมความแข็งแกร่งของการสื่อสารแนวนอน
    • พูดคำที่เขาใช้กัน

  • บทที่ 3 – วิธีบริหารเวลา
    • เวลาสามารถบริหารได้
      • การตรงต่อเวลาเป็นเรื่องสำคัญ – ทั้งคนเยอรมันและคนญี่ปุ่นจะมาก่อนเวลานัด 5-10 นาที
    • ลองคิดว่า “การทำงานล่วงเวลาไม่ใช่สิ่งที่ดี”
      • คนเยอรมันชื่อชมคนที่มีผลงาน แต่ถ้ามีใครทำงานล่วงเวลาเป็นประจำ เขาจะโดนสงสัยเรื่องวิธีทำงานทันที
      • ถ้าคุณโอ้อวดว่าตัวเองทำงานหนักจนไม่ได้นอนแบบคนญี่ปุ่น คุณจะถูกคนเยอรมันมองว่าทำงานไม่เป็น
      • คนที่ทำงานได้นานหลายชั่วโมงหรือคนที่ยุ่งมากๆ ในญี่ปุ่นจะมีภาพลักษณ์ที่น่านับถือ แต่คนยุโรปกลับมองว่าพวกเขาเป็นคนที่ไร้ความสามารถ (บริหารเวลาไม่เป็น)
    • อย่าเสียเวลาเขียนอีเมลนาน
      • ไม่ต้องเสียเวลาเขียนเกริ่นนำยืดยาว เขียนประเด็นที่ต้องการได้เลย
    • วิธีใช้เวลาพักแบบคนเยอรมัน
      • ให้ความสำคัญกับตอนนี้และจงสนุกอยู่กับปัจจุบัน
      • จงทำงานที่ได้รับมอบหมายตอนนี้ อย่าผลัดวันประกันพรุ่ง
    • เก็บออมชั่วโมงทำงานล่วงเวลา
      • เงินทองใช้หมดไปก็หาใหม่ได้ แต่ชีวิตที่ผ่านไปแล้ว เรียกกลับคืนมาไม่ได้
      • จงใช้เวลาอย่างประหยัด และคิดทบทวนการทำงานเพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น
    • เวลาเงียบสงบช่วยเพิ่ม Productivity
      • เมื่อถึงเวลาพัก ก็ต้องพักให้เต็มที่
    • วิธ๊จัดลำดับความสำคัญของงานแบบคนเยอรมัน
      • การจัดลำดับความสำคัญของงานแบบยืดหยุ่นคือวิธีทำงานของนักธุรกิจชั้นนำ
      • คนเยอรมันมอบหมายงานกันอย่างชัดเจน พวกเขาจะไม่รับงานอื่นที่อยู่นอกเหนือจากงานและตัวเอง และให้ความสำคัญกับงานที่ได้รับมอบหมายมาเป็นอันดับแรก
      • การไม่ยอมให้งานอื่นเข้ามาแทรกงานหลัก เป็นหนึ่งในเทคนิคที่ช่วยเพิ่ม Productivity
    • เทคนิคกำจัดสิ่งรบกวนสมาธิ
      • หูฟังตัดเสียงดีๆ ช่วยคุณให้มีสมาธิเพิ่มขึ้นได้
      • การใช้เวลาทำงานเอกสารมากเกินไป ไม่ใช่เรื่องที่ดี
    • ใครๆ ก็ลาพักร้อนได้
      • ลาพักร้อนต้องลาไปพักจริงๆ อย่าแบกงานไปทำที่ชายหาด
      • โลกนี้แทบไม่มีงานด่วนที่ต้องทำทันที งานส่วนใหญ่ต่อให้เลื่อนไป 1 สัปดาห์ ก็ยังพอหาทางออกได้

  • บทที่ 4 – การทำงานเป็นทีม
    • เพิ่มความฉับไวในการทำงาน
      • การเพิ่มทักษะของพนักงานก็สำคัญเช่นกัน ก่อนเพิ่ม Productivity ในการทำงาน คุณต้องทบทวนสภาพของทีมและการบริหารทีม ซึ่งสิ่งสำคัญที่สุดคือ “โครงสร้างบริษัท”
      • การที่บริษัทมีลำดับชั้นมากเกินไป ส่งผลเสียต่อ Productivity
      • บริษัทญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับระบบอาวุโสและความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง แต่บริษัทเยอรมันไม่ได้สนใจเรื่องนี้ (สนใจที่ประสิทธิภาพและความสามารถในการทำงาน)
    • สำนึกรับผิดชอบเรื่องาน
      • บริษัทญี่ปุ่นมีงานที่ไม่ได้ระบุผู้รับผิดชอบจำนวนมาก (เช่น งานถ่ายเอกสาร การชงน้ำชาให้ลูกค้า) ซึ่งงานประเภทนี้จะไปลด Productivity ของคนที่มีงานประจำอยู่แล้ว ดังนั้น เราควรกำหนดผู้รับผิดชอบในงานต่างๆ ให้ชัดเจน วิธีนี้จะช่วยเพิ่ม Productivity ได้
      • หัวหน้าต้องแจกจ่ายงานให้เหมาะสม ไม่อ้างว่า “ทำเพื่อทีม” หรือ “ทำเพื่อเพิ่มประสบการณ์” ถ้าทีมยังทำงานล่าช้า หัวหน้าก็ต้องรับมือให้ได้
    • บางเวลาต้องถ่ายโอนอำนาจ
      • เราต้องให้อำนาจแก่ลูกน้องในการทำงานให้เสร็จด้วย วิธ๊นี้เป็นการเพิ่ม Productivity
      • คนญี่ปุ่นมักคุ้นเคยกับความคิดที่ว่า “ขอปรึกษาหัวหน้าก่อน” แนวคิดนี้ทำให้งานเสร็จล่าช้า – หัวหน้าควรเปิดใจให้ลำอาจแก่ลูกน้องด้วย
    • ยิ่งเป็นข้อมูลไม่ดี ยิ่งต้องเปิดรับ
      • ถึงคุณจะทำผลงานแย่ คุณจะไม่ถูกไล่ออก แต่ถ้าเกิดเหตุการณ์ที่ส่งผลเสียต่อบริษัทแล้วคุณปิดบังเรื่องนั้น คุณจะถูกไล่ออกทันที (พนักงานทำงานผิดพลาดได้ แต่ห้ามปิดบังความผิดเด็ดขาด)
      • ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ ไม่ใช่สิ่งต้องห้าม เป็นเรื่องที่บริษัทต้องเตรียมพร้อมรับมือ
    • รู้จักพลิกแพลงเวลาสั่งงาน
      • คนเยอรมันชอบสื่อสารกันตรงๆ เวลาหัวหน้าสั่งงาน ลูกน้องมักจะถามว่า “ทำไมต้องทำเรื่องนี้” “งานนี้ต้องทำเมื่อไหร่” “เป้าหมายของงานนี้คืออะไร”
    • ครึ่งชีวิตคือการจัดระเบียบ
      • บริษัทควรมีระบบแชร์ข้อมูลภายในองค์กรระหว่างแผนกต่างๆ โดยเฉพาะข้อมูลลูกค้าและการขาย ทุกแผนกควรทราบถึงปัญหาของลูกค้า สินค้าและบริการต่างๆ – วิธีนี้จะช่วยให้แผนกต่างๆ รู้ข้อมูลของกันและกัน และมันจะเป็นประโยชน์สำหรับการส่งมอบงานให้พนักงานใหม่ด้วย
    • อย่าลังเลที่จะถามจนกว่าจะเข้าใจ *
      • คิดเสียว่าถามฟรี *
    • เลขาฯ คือเพื่อนร่วมรบ
      • ที่เยอรมัน เลขาฯ ไม่ใช่ตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหาร
      • เลขาฯ จะเป็นผู้ช่วยประจำทีม ทราบเรื่องต่างๆ ของสมาชิกภายในทีม (เหมือนตำแหน่ง Support ที่ขาดไม่ได้)
    • ทำไมคนเยอรมันชอบดื่มในบริษัทตอน 5 โมงเย็นวันศุกร์
      • พนักงานมักจะสังสรรค์กันเองภายในบริษัท 1 ชั่วโมง ก่อนกลับบ้านไปหาครอบครัว
    • ผูกไมตรีกับลูกค้า

  • บทที่ 5 – การใช้ชีวิต
    • วิธีช่วยให้พนักงานลางานง่ายขึ้น
      • บริษัทเยอรมันจะมีปฏิทินแผ่นใหญ่ติดไว้ในห้องทำงานของทุกทีม แต่ละคนจะใช้แม่เหล็กสีแดงหรือสีน้ำเงินติดไว้ที่วันหยุดของตัวเอง วิธีนี้จะทำให้ทุกคนรู้ว่าใครจะลาเมื่อไร ถ้าใครมีวันหยุดซ้อนกันจะได้ไปปรึกษากันเพื่อเปลี่ยนวันหยุด
    • วางสมาร์ทโฟนแล้วไปเดินเล่นกัน
      • ถ้าเครียดจากเรื่องงาน ให้ลองออกไปเดินเล่นข้างนอกดูบ้าง
    • ครอบครัวมาเป็นที่หนึ่ง *
    • จัดสภาพแวดล้อมการทำงานให้ดี *
      • สภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดีส่งผลต่อ Productivity จริงๆ
    • มีน้ำใจมากขึ้น *
    • ยอมรับวิธีการทำงานที่หลากหลาย *
    • อย่าเอาชีวิตไปยึดติดกับงาน **
      • คนญี่ปุ่นเดินตามทางที่สังคมปูไว้มาโดยตลอด พอถึงเวลาที่ชีวิตต้องเปลี่ยนกะทันหัน คนจำนวนไม่น้อยจึงยังค้นหาความหมายของชีวิตไม่เจอ
      • สิ่งสำคัญที่สุดในชีวิต คือ “ประสบการณ์”

สรุปหนังสือ - คิดแบบเยอรมัน ลงมือทำแบบญี่ปุ่น 3
สรุปหนังสือ – คิดแบบเยอรมัน ลงมือทำแบบญี่ปุ่น 3
สรุปหนังสือ - คิดแบบเยอรมัน ลงมือทำแบบญี่ปุ่น 2
สรุปหนังสือ – คิดแบบเยอรมัน ลงมือทำแบบญี่ปุ่น 2

ตอนท้ายของหนังสือผู้เขียนได้เสนอ “7 เทคนิคทำงานเก่งทันที ตั้งแต่วันพรุ่งนี้” ซึ่งผมว่ามีประโยชน์มากเลยครับ (ถ้าใครได้อ่านหนังสือเล่มนี้ อยากให้อ่านตรงนี้ก่อนเลย เพราะหลายข้อเราสามารถนำไปใช้ได้จริงทันที)

  1. คุยงานกันแบบตัวต่อตัวระหว่างมื้อกลางวัน
    – พูดง่ายๆ คือ ช่วงมื้อกลางวัน ควรไปทานข้าวกับเพื่อนร่วมงานบ้าง หรือจะไปกินข้าวกับเพื่อนต่างแผนกก็ได้ เราจะได้สามารถปรึกษาเรื่องงานกับเพื่อน หรือ รับรู้ความเป็นไปของเพื่นอแผนกอื่นได้
  2. ตั้งเป้าหมายการประชุมให้ชัดเจน
    – กำหนดให้ชัดเจนไปเลยว่า เราต้องการอะไรจากการประชุมครั้งนี้ เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องจริงๆ มาประชุม และต้องประชุมภายในเวลาที่กำหนด
  3. ตัดสินใจวันนี้ ลงมือทำพรุ่งนี้
    – ก่อนจะทำงานในแต่ละวัน เราต้องวางแผนว่าวันนี้เราจะทำอะไรบ้าง
  4. ลิสต์ “งาน 3 อย่างของวันนี้” ให้เป็นนิสัย
  5. ลองประชุมนอกสถานที่บ้าง (เปลี่ยนบรรยากาศ)
  6. เปลี่ยนเส้นทางกลับบ้าน (ลองทำอะไรใหม่ๆ)
  7. หาเวลาพักผ่อนให้ตัวเอง

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *