สรุปแนวคิดน่าสนใจจากหนังสือ – Productivity คิดแบบเยอรมัน ลงมือทำแบบญี่ปุ่น
ผู้เขียนเป็นชาวญี่ปุ่นที่โอกาสไปทำงานที่บริษัท (ธนาคาร) แห่งหนึ่งในเยอรมัน และนี่คือเรื่องราวที่เขาเปรียบสไตล์การทำงานของคนเยอรมันและคนญี่ปุ่น บางข้อผมคิดว่าสามารถปรับใช้ที่ไทยได้ดี แต่บางข้อผมก็ไม่ค่อยเห็นด้วยเท่าไร
- บทที่ 1 – แนวคิดพื้นฐาน
- ทำไมสถานีรถไฟที่เยอรมันมีเสียงประกาศน้อย
- บางครั้งคนญี่ปุ่นสร้างกฎระเบียบไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ เราสร้างกฎขึ้นมาแล้วก็แค่ปฏิบัติตาม พอทำตามแล้วก็สบายใจ แต่เราไม่เคยพูดคุยกันเลยว่า กฎนี้เข้ากับสภาพแวดล้อมสังคมหรือไม่? ทำไมต้องสร้างกฎนี้ขึ้นมา? กฎนี้เปลี่ยนแปลงได้หรือไม่?
- ใช้ชีวิตในแบบของตัวเอง
- “การทำงานไม่ได้มีเพียงรูปแบบเดียว” คนเยอรมันยืดหยุ่นกับการทำงานค่อนข้างมาก พวกเขาขอแค่ทำงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จก็พอ
- ความคิด “พึ่งพาตนเอง เป็นอิสระ”
- หัวหน้าควรปล่อยให้ลูกทีมคิดเองบ้าง และไม่ต้องให้ลูกทีมรายงานทุกสิ่งอย่าง สภาพแวดล้อมที่ให้ความสำคัญกับอิสระ เป็นปัจจัยที่ขาดไม่ได้ในการเพิ่ม Productivity
- เทคนิคหลุดพ้นจากอิทธิพลของคนรอบข้าง
- คนญี่ปุ่นเชื่อว่า “ทำตัวเด่น จะเป็นภัย” แต่คนเยอรมันเชื่อว่า “ไม่ทำตัวเด่น ไม่มีใครเห็นค่า”
- ขงจื่อเคยกล่าวไว้ว่า “สุภาพชนปรองดองแต่ไม่คล้อยตาม คนต่ำช้าคล้อยตามแต่ไม่ปรองดอง”
- ก่อนจะทำตามคนอื่น ลองตั้งคำถามดูบ้าง
- ฉันควรให้ความสำคัญกับอะไร
- คนเยอรมันเลือกทางเดินชีวิตตั้งแต่ 10 ขวบ
- คนเยอรมันมี Productivity สูง เพราะระบบการศึกษาและระบบการเข้าทำงาน ถ้านักศึกษารู้ว่าตัวเองเหมาะกับงานหรือบริษัทใดตั้งแต่เนิ่นๆ มันจะช่วยลดโอกาส “เลือกทำงานที่ตัวเองไม่ชอบ” หรือ “ไม่มีกะจิตกะใจทำงาน”
- เด็กเยอรมันถูกปลูกฝังให้พึ่งพาตนเอง
- สิ่งหนึ่งที่คนเยอรมันไม่ทำคือ “ตีลูก”
- ถ้าลูกทำผิด พ่อแม่จะตักเตือนทันทีว่า “ทำไมถึงทำแบบนั้น” หรือ “ทำไม่ไม่ทำแบบนี้”
- เด็กเยอรมันจัดการเวลาของตัวเองได้อย่างอิสระ โรงเรียนสอนเฉพาะช่วงเช้า พอช่วงบ่าย เด็กแต่ละคนจะมีเวลาทำสิ่งที่ตัวเองชอบ จะเล่นกีฬา อ่านหนังสือ หรืองานอดิเรกก็ได้
- ระบบการศึกษาแบบนี้ช่วยให้เด็กคิดเองและทำเองเป็น
- เข้มงวดในเรื่องที่ควรเข้มงวด แต่ก็รู้จักยืดหยุ่น
- วิธีใช้เงินของคนญี่ปุ่นและเยอรมัน
- คนญี่ปุ่นพยายามหาซื้อของ 100 เยน ในราคา 80 เยน
- คนเยอรมันจะไม่ซื้อของราคา 100 เยน แต่จะหาของดีในราคา 120 เยน (คนเยอรมันสนใจคุณภาพมากกว่าราคา)
- ทุ่มเทเงินและเวลาเพื่อพัฒนาระบบ *
- (ข้อนี้ผมเห็นด้วยมาก)
- คนเยอรมันชอบสร้างระบบ และนำไปใช้งานอย่างเต็มที่ พวกเขาทุ่มเทนเงินทองและเวลาเพื่อสร้างระบบโดยไม่เสียดาย ผมเชื่อว่าพวกเขามี Productivity สูงเพราะเรื่องนี้ด้วย
- ทำไมสถานีรถไฟที่เยอรมันมีเสียงประกาศน้อย
- บทที่ 2 – วิธีการสื่อการ
- แค่พูดอย่างไม่ลังเลก็เพิ่ม Productivity ได้ *
- การทักทายกันบ่อยๆ ช่วยให้เพื่อนร่วมงานสนิทกันมากขึ้น (และทำให้กล้าที่จะคุยเรื่องงานกันมากขึ้นด้วย)
- ไม่ใช่คำว่า ”ด่วนที่สุด” *
- อยากให้เปลี่ยนจากคำว่า “ด่วนที่สุด” เป็นระยะเวลาที่สามารถวัดได้ เช่น ภายในเย็นนี้ ภายในเช้าวันพรุ่งนี้
- แล้วต้องพิจารณาด้วยว่า “ด่วนที่สุด” มันเป็นเรื่องเร่งด่วนจริงๆ หรือเปล่า
- ถ้าเราอธิบายด้วยคำพูดที่ชัดเจนและลงรายละเอียดให้อีกฝ่ายเข้าใจ วิธีนี้ช่วยเพิ่ม Productivity ได้
- คิดเสียว่าถามฟรี *
- สังคมญี่ปุ่นมองว่าการเอาใจใส่ การเดาใจคนอื่น และการเห็นอกเห็นใจเป็นคุณธรรมอย่างหนึ่ง
- คนที่เดาความรู้สึกอีกฝ่าย หรือ สิ่งที่แผฝอยู่ในคำพูดได้อย่างคล่องแคล่ว จะได้รับคำชมว่ามีไหวพริบ
- เหล่านี้คือความคิดอันน่าทึ่งของคนญี่ปุ่น จิตวิญญาณในการบริการแบบญี่ปุ่นจึงประสบความสำเร็จสูงมาก
- ** แต่ในแวดวงธุรกิจ การเดาใจคนอื่นมากเกินไปจะขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน
- ** แล้วทำอย่างไรถึงจะไม่ต้องอ่านใจคนอื่น? คำตอบง่ายๆ คือ ถ้าไม่รู้ก็แค่ถาม
- ** ถามทันทีเมื่อไม่เข้าใจ (ไม่ต้องกลัวว่าจะโดนตำหนิ คิดเสียว่าถามฟรี)
- เทคนิคเลิกเดาใจคน
- พูดให้มากขึ้น
- ไม่ “โฮเร็นโซ” โดยเปล่าประโยชน์
- โฮเร็นโซ คือ วิธีการทำงานแบบญี่ปุ่น
- โฮ = การรายงาน
- เร็น = การแจ้งข้อมูล
- โซ = การปรึกษา
- เมื่อนำมารวมกันมีความหมายว่า การรายงานความคืบหน้าของงานให้หัวหน้ารู้โดยไม่ต้องรอให้ถาม
- ไม่ใช่แค่หัวหน้า ผู้บริหาร รวมถึงเจ้าของ ก็จะเดินไปทั่วบริษัทและทักทายพนักงาน
- ก่อนกลับบ้าน หัวหน้าก็จะเดินไปทั่วบริษัทเหมือนตอนเช้า และพูดคุยสั้นๆ กับลูกทีมเสมอ
- โฮเร็นโซ คือ วิธีการทำงานแบบญี่ปุ่น
- เมื่อทำผิดพลาด ต้องคิดว่า “ครั้งต่อไปจะทำอย่างไร” *
- เวลาเกิดเรื่องผิดพลาด ถ้าเราไม่ขอบคุณคนที่มารายงาน จะไม่มีใครกล้ารายงานเรื่องไม่ดี
- ถ้าเรามัวแต่คิดหาเหตุผลที่ทำไม่ได้ มันจะกลายเป็นการทวงถามความรับผิดชอบหรือวิพากษ์วิจารณ์
- เมื่อโทษว่าเป็นความผิดส่วนบุคคล ต่อไปลูกทีมจะไม่กล้าตัดสินใจเอง เพราะกลัวความผิดพลาด ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการเพิ่ม Productivity ภายในบริษัท
- หยุดเขียนอีเมลถามไปถามมาไม่จบสิ้น
- สำหรับเรื่องที่สำคัญ เราควรคุยปรึกษากันทางโทรศัพท์ หรือเดินเข้าไปคุยกันโดยตรง จะได้ประสิทธิภาพกว่า
- อย่าประชุมแบบตัดสินใจไม่ได้ (ไม่มีข้อสรุป)
- สังสรรค์กับเพื่อนร่วมงานเพื่อให้งานราบรื่น
- เสริมความแข็งแกร่งของการสื่อสารแนวนอน
- พูดคำที่เขาใช้กัน
- แค่พูดอย่างไม่ลังเลก็เพิ่ม Productivity ได้ *
- บทที่ 3 – วิธีบริหารเวลา
- เวลาสามารถบริหารได้
- การตรงต่อเวลาเป็นเรื่องสำคัญ – ทั้งคนเยอรมันและคนญี่ปุ่นจะมาก่อนเวลานัด 5-10 นาที
- ลองคิดว่า “การทำงานล่วงเวลาไม่ใช่สิ่งที่ดี”
- คนเยอรมันชื่อชมคนที่มีผลงาน แต่ถ้ามีใครทำงานล่วงเวลาเป็นประจำ เขาจะโดนสงสัยเรื่องวิธีทำงานทันที
- ถ้าคุณโอ้อวดว่าตัวเองทำงานหนักจนไม่ได้นอนแบบคนญี่ปุ่น คุณจะถูกคนเยอรมันมองว่าทำงานไม่เป็น
- คนที่ทำงานได้นานหลายชั่วโมงหรือคนที่ยุ่งมากๆ ในญี่ปุ่นจะมีภาพลักษณ์ที่น่านับถือ แต่คนยุโรปกลับมองว่าพวกเขาเป็นคนที่ไร้ความสามารถ (บริหารเวลาไม่เป็น)
- อย่าเสียเวลาเขียนอีเมลนาน
- ไม่ต้องเสียเวลาเขียนเกริ่นนำยืดยาว เขียนประเด็นที่ต้องการได้เลย
- วิธีใช้เวลาพักแบบคนเยอรมัน
- ให้ความสำคัญกับตอนนี้และจงสนุกอยู่กับปัจจุบัน
- จงทำงานที่ได้รับมอบหมายตอนนี้ อย่าผลัดวันประกันพรุ่ง
- เก็บออมชั่วโมงทำงานล่วงเวลา
- เงินทองใช้หมดไปก็หาใหม่ได้ แต่ชีวิตที่ผ่านไปแล้ว เรียกกลับคืนมาไม่ได้
- จงใช้เวลาอย่างประหยัด และคิดทบทวนการทำงานเพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น
- เวลาเงียบสงบช่วยเพิ่ม Productivity
- เมื่อถึงเวลาพัก ก็ต้องพักให้เต็มที่
- วิธ๊จัดลำดับความสำคัญของงานแบบคนเยอรมัน
- การจัดลำดับความสำคัญของงานแบบยืดหยุ่นคือวิธีทำงานของนักธุรกิจชั้นนำ
- คนเยอรมันมอบหมายงานกันอย่างชัดเจน พวกเขาจะไม่รับงานอื่นที่อยู่นอกเหนือจากงานและตัวเอง และให้ความสำคัญกับงานที่ได้รับมอบหมายมาเป็นอันดับแรก
- การไม่ยอมให้งานอื่นเข้ามาแทรกงานหลัก เป็นหนึ่งในเทคนิคที่ช่วยเพิ่ม Productivity
- เทคนิคกำจัดสิ่งรบกวนสมาธิ
- หูฟังตัดเสียงดีๆ ช่วยคุณให้มีสมาธิเพิ่มขึ้นได้
- การใช้เวลาทำงานเอกสารมากเกินไป ไม่ใช่เรื่องที่ดี
- ใครๆ ก็ลาพักร้อนได้
- ลาพักร้อนต้องลาไปพักจริงๆ อย่าแบกงานไปทำที่ชายหาด
- โลกนี้แทบไม่มีงานด่วนที่ต้องทำทันที งานส่วนใหญ่ต่อให้เลื่อนไป 1 สัปดาห์ ก็ยังพอหาทางออกได้
- เวลาสามารถบริหารได้
- บทที่ 4 – การทำงานเป็นทีม
- เพิ่มความฉับไวในการทำงาน
- การเพิ่มทักษะของพนักงานก็สำคัญเช่นกัน ก่อนเพิ่ม Productivity ในการทำงาน คุณต้องทบทวนสภาพของทีมและการบริหารทีม ซึ่งสิ่งสำคัญที่สุดคือ “โครงสร้างบริษัท”
- การที่บริษัทมีลำดับชั้นมากเกินไป ส่งผลเสียต่อ Productivity
- บริษัทญี่ปุ่นให้ความสำคัญกับระบบอาวุโสและความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง แต่บริษัทเยอรมันไม่ได้สนใจเรื่องนี้ (สนใจที่ประสิทธิภาพและความสามารถในการทำงาน)
- สำนึกรับผิดชอบเรื่องาน
- บริษัทญี่ปุ่นมีงานที่ไม่ได้ระบุผู้รับผิดชอบจำนวนมาก (เช่น งานถ่ายเอกสาร การชงน้ำชาให้ลูกค้า) ซึ่งงานประเภทนี้จะไปลด Productivity ของคนที่มีงานประจำอยู่แล้ว ดังนั้น เราควรกำหนดผู้รับผิดชอบในงานต่างๆ ให้ชัดเจน วิธีนี้จะช่วยเพิ่ม Productivity ได้
- หัวหน้าต้องแจกจ่ายงานให้เหมาะสม ไม่อ้างว่า “ทำเพื่อทีม” หรือ “ทำเพื่อเพิ่มประสบการณ์” ถ้าทีมยังทำงานล่าช้า หัวหน้าก็ต้องรับมือให้ได้
- บางเวลาต้องถ่ายโอนอำนาจ
- เราต้องให้อำนาจแก่ลูกน้องในการทำงานให้เสร็จด้วย วิธ๊นี้เป็นการเพิ่ม Productivity
- คนญี่ปุ่นมักคุ้นเคยกับความคิดที่ว่า “ขอปรึกษาหัวหน้าก่อน” แนวคิดนี้ทำให้งานเสร็จล่าช้า – หัวหน้าควรเปิดใจให้ลำอาจแก่ลูกน้องด้วย
- ยิ่งเป็นข้อมูลไม่ดี ยิ่งต้องเปิดรับ
- ถึงคุณจะทำผลงานแย่ คุณจะไม่ถูกไล่ออก แต่ถ้าเกิดเหตุการณ์ที่ส่งผลเสียต่อบริษัทแล้วคุณปิดบังเรื่องนั้น คุณจะถูกไล่ออกทันที (พนักงานทำงานผิดพลาดได้ แต่ห้ามปิดบังความผิดเด็ดขาด)
- ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ ไม่ใช่สิ่งต้องห้าม เป็นเรื่องที่บริษัทต้องเตรียมพร้อมรับมือ
- รู้จักพลิกแพลงเวลาสั่งงาน
- คนเยอรมันชอบสื่อสารกันตรงๆ เวลาหัวหน้าสั่งงาน ลูกน้องมักจะถามว่า “ทำไมต้องทำเรื่องนี้” “งานนี้ต้องทำเมื่อไหร่” “เป้าหมายของงานนี้คืออะไร”
- ครึ่งชีวิตคือการจัดระเบียบ
- บริษัทควรมีระบบแชร์ข้อมูลภายในองค์กรระหว่างแผนกต่างๆ โดยเฉพาะข้อมูลลูกค้าและการขาย ทุกแผนกควรทราบถึงปัญหาของลูกค้า สินค้าและบริการต่างๆ – วิธีนี้จะช่วยให้แผนกต่างๆ รู้ข้อมูลของกันและกัน และมันจะเป็นประโยชน์สำหรับการส่งมอบงานให้พนักงานใหม่ด้วย
- อย่าลังเลที่จะถามจนกว่าจะเข้าใจ *
- คิดเสียว่าถามฟรี *
- เลขาฯ คือเพื่อนร่วมรบ
- ที่เยอรมัน เลขาฯ ไม่ใช่ตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหาร
- เลขาฯ จะเป็นผู้ช่วยประจำทีม ทราบเรื่องต่างๆ ของสมาชิกภายในทีม (เหมือนตำแหน่ง Support ที่ขาดไม่ได้)
- ทำไมคนเยอรมันชอบดื่มในบริษัทตอน 5 โมงเย็นวันศุกร์
- พนักงานมักจะสังสรรค์กันเองภายในบริษัท 1 ชั่วโมง ก่อนกลับบ้านไปหาครอบครัว
- ผูกไมตรีกับลูกค้า
- เพิ่มความฉับไวในการทำงาน
- บทที่ 5 – การใช้ชีวิต
- วิธีช่วยให้พนักงานลางานง่ายขึ้น
- บริษัทเยอรมันจะมีปฏิทินแผ่นใหญ่ติดไว้ในห้องทำงานของทุกทีม แต่ละคนจะใช้แม่เหล็กสีแดงหรือสีน้ำเงินติดไว้ที่วันหยุดของตัวเอง วิธีนี้จะทำให้ทุกคนรู้ว่าใครจะลาเมื่อไร ถ้าใครมีวันหยุดซ้อนกันจะได้ไปปรึกษากันเพื่อเปลี่ยนวันหยุด
- วางสมาร์ทโฟนแล้วไปเดินเล่นกัน
- ถ้าเครียดจากเรื่องงาน ให้ลองออกไปเดินเล่นข้างนอกดูบ้าง
- ครอบครัวมาเป็นที่หนึ่ง *
- จัดสภาพแวดล้อมการทำงานให้ดี *
- สภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดีส่งผลต่อ Productivity จริงๆ
- มีน้ำใจมากขึ้น *
- ยอมรับวิธีการทำงานที่หลากหลาย *
- อย่าเอาชีวิตไปยึดติดกับงาน **
- คนญี่ปุ่นเดินตามทางที่สังคมปูไว้มาโดยตลอด พอถึงเวลาที่ชีวิตต้องเปลี่ยนกะทันหัน คนจำนวนไม่น้อยจึงยังค้นหาความหมายของชีวิตไม่เจอ
- สิ่งสำคัญที่สุดในชีวิต คือ “ประสบการณ์”
- วิธีช่วยให้พนักงานลางานง่ายขึ้น
ตอนท้ายของหนังสือผู้เขียนได้เสนอ “7 เทคนิคทำงานเก่งทันที ตั้งแต่วันพรุ่งนี้” ซึ่งผมว่ามีประโยชน์มากเลยครับ (ถ้าใครได้อ่านหนังสือเล่มนี้ อยากให้อ่านตรงนี้ก่อนเลย เพราะหลายข้อเราสามารถนำไปใช้ได้จริงทันที)
- คุยงานกันแบบตัวต่อตัวระหว่างมื้อกลางวัน
– พูดง่ายๆ คือ ช่วงมื้อกลางวัน ควรไปทานข้าวกับเพื่อนร่วมงานบ้าง หรือจะไปกินข้าวกับเพื่อนต่างแผนกก็ได้ เราจะได้สามารถปรึกษาเรื่องงานกับเพื่อน หรือ รับรู้ความเป็นไปของเพื่นอแผนกอื่นได้ - ตั้งเป้าหมายการประชุมให้ชัดเจน
– กำหนดให้ชัดเจนไปเลยว่า เราต้องการอะไรจากการประชุมครั้งนี้ เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องจริงๆ มาประชุม และต้องประชุมภายในเวลาที่กำหนด - ตัดสินใจวันนี้ ลงมือทำพรุ่งนี้
– ก่อนจะทำงานในแต่ละวัน เราต้องวางแผนว่าวันนี้เราจะทำอะไรบ้าง - ลิสต์ “งาน 3 อย่างของวันนี้” ให้เป็นนิสัย
- ลองประชุมนอกสถานที่บ้าง (เปลี่ยนบรรยากาศ)
- เปลี่ยนเส้นทางกลับบ้าน (ลองทำอะไรใหม่ๆ)
- หาเวลาพักผ่อนให้ตัวเอง
